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～企業理念シリーズについて～

JSPがどんな会社か？を語る上で無視できないのがHPでも紹介されている“企業理念”です。

会社が大切にしている価値観が分かりやすく要約されており、全社員が共有し、理解し、尊重するように心がけています。
※JSPの企業理念 全文はコチラから

このブログシリーズでは“企業理念”の中の【行動十訓】をピックアップし、日々の業務へ落とし込んだ形でご紹介していきたいと思います！

一見難しく感じる企業理念ですが、より身近に感じてもらえると幸いです。

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シリーズ3回目で終わりを迎えた・・・ようにみえた企業理念ブログですが、今期も引き続き、テーマを変えて投稿を行っていきます！

今回は【行動十訓　ミスは仕組みで予防せよ。「気を付けます」に効果なし。】をテーマにメール送信方法の改善についてご紹介します。

 

事例：

これまで商品の出荷案内、取寄せ商品の納期連絡は手動で日付を指定し、手動で【送信】ボタンを押してメール送信を行っていました。

更に納期遅延などが発生した都度、お客様一人一人に手動でメール送ることをしていました。

毎日の業務とはいえ時間になったら担当者の覚えで作業するため、送信ミスや送信漏れが発生しないわけがありません。

ここでミスは仕組みで予防せよ！な取り組みを実行。

 

【自動メール送信】システムの導入です。

商品の出荷案内、取寄せ商品の納期連絡メールは指定時間に自動で行われるようにシステムに組み込みました。

これにより日付間違いによる誤送信、送信漏れはなくなりました。

また商品ごとに納期変更処理を行った場合でも、「どのお客様」の「どの商品の納期」が変更されたかシステムが自動で判断し、一定時間毎に自動でメールが送られるようにシステムに組み込むことで、大量の納期遅延が発生した場合でも漏れなく該当のお客様へ速やかにメールが送れるようになりました。

 

この改善では、商品の出荷案内、取寄せ商品の納期連絡メールの送信間違い、送信漏れというミスが【　ゼロ　】になったばかりでなく、作業効率が格段に上がるという成果がありました。

 

 

判断に迷ったとき、疑問がある時、ミスをしたときは企業理念を見返してみましょう。

きっと何かのヒントがあると思います！

 

広報委員会：JSPブルー