専務の景色、実に昨年4月以来の投稿になる。

ピンチに強い会社、チャンスをモノにできる会社、どこか粘り強い会社は、きちんと情報共有ができている会社だと思う。
JSPは個々の能力ではなく、チームで戦う会社なので、この情報共有はとりわけ重要な要素と考えるべきだ。
いま、その情報共有に危機感を覚えて、久しぶりに社員のみなさんにメッセージを書こうと思い立った。

情報共有の基本と言えば、報連相。
言わずと知れた、報告、連絡、相談のこと。
JSPに限らず、多くの会社で報連相は大事だと考えられている。
そして、多くの人が当たり前のようにそれを肯定する。

だれもが大事だと分かっていること。
しかも報告、連絡、相談すること自体は特に難しいことでもない。
それなのに多くの上司は部下の報連相が足りないと嘆いている。
一方で多くの部下は、自分は十分に報連相をしていると考えていて、報連相が足りないという自覚はない。

なぜこんな矛盾が起こってしまうのか考えてみた。

答えは簡単だ。
報連相が苦手な人は、報連相が何か分かっていない。
分かっていないから、何を報連相していいのか分からない。
分かっていないから、報連相していないことすら気づかない。

部下の報連相が足りないと思った時、上司が言うセリフはこれだ。
『なんでそれを早く言わなかったんだ。』
そして部下はこう答える。
『次から気をつけます。』

言うのを忘れていたならこれでいい。
だが全然違う。
言い忘れたのではなく、そもそも報連相すべき情報という認識がなかったから言う必要を感じなかったのだ。
考えを改めなければ、間違いなく次も同じように叱られる。
そしてその繰り返し。

ではどうすればいいのか？

なんでも同じだが、日々のトレーニングが必要だと思う。

どうやってトレーニングするのか？

私が思いつくのは日報だ。
毎日きちんと日報を書き続けること。
日報の中で重要なのは、一番上に書く【報告事項】だ。
そして上司はその【報告事項】に丁寧に反応すること。
根気強くこれを続ければ、部下は上司がどんな情報を欲しているのか学習する。
いつの間にか報連相が何か分かるようになる。

悲しいことに、JSPの日報には【報告事項】の書き込みが少なすぎる。
普通に仕事をしていれば、毎日いろんな事件が起こるだろうし、いろんな情報、新鮮な体験があるだろう。
しかし多くの社員は滅多に【報告事項】を書かない。
ひと月の間、一切【報告事項】を書かない強者もいるくらいだ。
【報告事項】を書こうとする意識が低いからだと思う。

この【報告事項】に何を書けばいいのか？

こんなことを書いてもらえればいいと思う
新しく知ったこと。
いつもと違ったこと。
嬉しかったこと。
困ったこと。
疑問に思ったこと。
悲しかったこと。
怒られたこと。
悔しかったこと。
驚いたこと。
愚痴。

業務終わりに一日をゆっくり振り返ることを習慣にして欲しい。
なんでもいいから、まずは書くことから始めよう。

 

日報には報連相を学ぶこと以外にも大きな意義があることを知って欲しい。

一日を振り返って、その日の業務を整理整頓する機会になる。
重要なことを記録に残せば自分や上司の備忘録になる。
自分では気づかないミスやトラブルを他のだれかが未然に防いでくれることがある。
日報を読んだ仲間から思いがけず良いヒントをもらえるかも知れない。
自分の報告が他のだれかを助けることがある。

質の高い日報を書くことで組織だけでなく、個人の成長にもつながると信じている。
この投稿を機に【報告事項】への意識が高くなることを切に願う。

 

おわり